Avoma

Qu'est-ce qu'Avoma ?

Avoma est un assistant de réunion et une plateforme de conversation IA destinés aux équipes en contact direct avec les clients. Il peut rejoindre ou capturer des réunions, enregistrer de l'audio et de la vidéo, transcrire des discussions, générer des notes et des e-mails de suivi, identifier des sujets et des actions à entreprendre et enregistrer des informations sélectionnées dans les systèmes de gestion de la relation client. Des modules plus larges ajoutent la planification, l'intelligence conversationnelle, le coaching commercial, l'analyse du pipeline, les prévisions et le routage des prospects.

Cette portée distingue Avoma d’un simple utilitaire de transcription. La valeur potentielle est un chemin connecté depuis l'invitation du calendrier jusqu'à l'enregistrement de la réunion, en passant par le CRM et l'examen des revenus. Le compromis réside dans la complexité de la mise en œuvre : les paramètres d'enregistrement, les licences, les intégrations, l'accès, les modèles de notes, la conservation et la propriété des données doivent être configurés avant que la sortie générée ne devienne des données opérationnelles fiables.

Capture, transcription et notes

Avoma s'intègre aux calendriers Google et Microsoft et prend en charge des services tels que Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex et d'autres plates-formes de conférence ou de numérotation. Selon la configuration, son bot peut rejoindre une réunion ou l'application de bureau peut capturer un appel localement sans bot visible.

Botless ne signifie pas un traitement uniquement local. La politique de consentement à l'enregistrement local d'Avoma indique que l'audio du microphone et du système est transmis via une connexion cryptée, traité sur les serveurs Avoma et y est stocké avec les transcriptions et la sortie IA ; l'audio n'est pas conservé sur l'appareil de l'utilisateur après la transmission.

Après une réunion, les utilisateurs reçoivent une transcription, un résumé, des sujets, des actions à entreprendre et éventuellement une ébauche de suivi. Les modèles de notes personnalisés et les règles de sujet peuvent aider les équipes de vente, de réussite, de recrutement ou de recherche à capturer des champs cohérents. Ask Avoma fournit des réponses aux questions sur le contexte de réunion éligible. Ces résultats restent probabilistes : les noms, acronymes, chiffres, engagements, objections et propriétés peuvent être erronés ou attribués au mauvais locuteur.

Utilisez une étape de révision avant d'envoyer un récapitulatif ou d'écrire dans un CRM. Le propriétaire de la réunion doit vérifier les décisions, le propriétaire de l'action, la date d'échéance, le prix proposé, le langage contractuel et toute information de santé ou financière. Liez l’enregistrement corrigé au moment source lorsque cela est possible.

Workflows CRM et revenus

Avoma annonce des intégrations natives avec des systèmes tels que Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive et Copper, ainsi que des numéroteurs, Slack, Microsoft Teams, Zapier, des API et des webhooks. Les plans de réunion de base peuvent enregistrer des notes dans les enregistrements CRM, tandis que les mises à jour avancées sur le terrain, les risques liés aux transactions, le suivi des méthodologies, les prévisions, l'analyse des gains et des pertes et les flux de travail associés sont liés à l'intelligence des revenus ou à d'autres modules complémentaires dans le cadre de la structure tarifaire actuelle.

L'automatisation peut réduire les saisies en double, mais une valeur erronée et sûre peut être plus dommageable qu'un champ manquant. Commencez par les champs à faible risque et demandez un examen pour le prix, l'étape suivante, la date de clôture, l'étape, le concurrent, les exigences de sécurité et l'engagement juridique. Définissez quel système fait autorité et comment les corrections reviennent. Surveillez les échecs d'intégration, les contacts en double, les comptes qui ne correspondent pas et les autorisations de champ.

La notation des conversations doit soutenir le coaching et non devenir une décision d’emploi inexpliquée. Documentez la grille d'évaluation, laissez les responsables inspecter les appels sources, prenez en compte les différences de langue et de rôle et fournissez un moyen de contester les relevés de notes ou les scores incorrects.

Tarifs et licences

La page de tarification Avoma propose actuellement un essai de 14 jours du plan Organisation avec les modules complémentaires activés et aucune carte de crédit requise. Après l'essai, les forfaits de base Startup, Organisation et Enterprise sont facturés par poste d'enregistreur. Les utilisateurs qui regardent uniquement des enregistrements, lisent des notes ou des transcriptions, commentent et collaborent peuvent être libres.

Cette distinction est utile lorsqu'un petit nombre d'employés en contact direct avec les clients enregistrent les réunions et qu'un groupe plus important consomme les résultats. Cependant, l’intelligence conversationnelle avancée, l’intelligence des revenus et le routage des prospects constituent des niveaux de coûts distincts. Les fonctionnalités d'entreprise telles que des contrôles d'accès plus stricts, des DPA signés, le SSO et la rétention personnalisée peuvent également nécessiter le plan correspondant.

Modélisez le coût en utilisant des rôles réels : enregistreurs, gestionnaires, spectateurs, administrateurs et utilisateurs de chaque module complémentaire. Incluez l'intégration, la maintenance CRM, les modifications de consentement et l'examen de la qualité. Évitez de copier exactement les anciens prix dans les documents de passation des marchés ; Les noms des forfaits actuels, les limites, les remises annuelles, les minimums et les modules complémentaires doivent être confirmés lors de l'achat et du renouvellement.

Consentement, confidentialité et sécurité

Les lois sur l'enregistrement et les exigences en matière de confidentialité varient selon l'emplacement et le contexte des participants. La documentation de consentement d'Avoma décrit les politiques à l'échelle de l'organisation, les notifications de calendrier, les e-mails, les messages de discussion, les indicateurs visibles, les accusés de réception et un mode d'autorisation requise qui peut arrêter l'enregistrement lorsqu'un participant refuse. Ces contrôles aident à mettre en œuvre la politique mais ne fournissent pas de conseils juridiques ni ne remplacent la base légale du client.

La politique de confidentialité explique que les clients et les participants aux réunions ou les destinataires des appels peuvent accéder aux enregistrements, aux transcriptions et aux analyses, et peuvent les partager avec des collègues ou des tiers. Avoma utilise des sous-traitants et conserve différentes données pendant des périodes en fonction des besoins de service, juridiques, de sécurité et commerciaux. La page de sécurité publique indique que les données des clients, y compris les enregistrements et les transcriptions, sont cryptées en transit et au repos et que l'infrastructure de production est hébergée dans les installations AWS aux États-Unis.

Avant le déploiement, examinez le DPA, la liste des sous-traitants, la région des données, la conservation et la suppression, le comportement de sauvegarde, l'accès administrateur, les contrôles de lien public, le SSO, les journaux d'audit et les conditions d'incident. Appliquez la rétention la plus courte possible et limitez l’accès par équipe et par type de réunion. Les enquêtes internes sensibles, les discussions médicales, les conseils juridiques, les questions de personnel et les informations d'identification peuvent nécessiter la désactivation complète de l'enregistrement.

Alternatives et aide à la décision

Avoma est plus performant lorsque les données de réunion doivent alimenter les opérations CRM et de revenus. Comparez Otter.ai pour la transcription générale et les notes en direct, Fireflies.ai pour un vaste écosystème de capture et d'intégration de réunions, Fathom pour un flux de travail d'assistant de réunion plus simple ou Read AI pour les résumés de réunions et les signaux d'engagement.

Pilote avec plusieurs accents, types de réunions et plateformes de conférence. Mesurez la précision de la transcription corrigée, le temps d'édition du récapitulatif, la précision du champ CRM, le confort des utilisateurs et des invités, l'utilité de la recherche, les erreurs d'accès et le coût total. Un déploiement réussi n’est pas celui qui enregistre le plus d’appels ; c'est celui qui crée des enregistrements fiables et correctement gérés avec moins de travail manuel.